金曜の夕方に先週の空き情報の表を開き、数字だけを書き換えていませんか。毎週その作業をくり返している事業所は少なくありません。
訪問介護の空き情報は、更新が止まった時点で価値がなくなります。だからこそ、毎回作り直すのではなく、更新するだけで済む形にしておく必要があります。
このページでは、そのまま使える空き情報テンプレートを無料で配布します。記入例と、ケアマネジャー（介護支援専門員）への届け方まで載せました。
>>訪問介護の空き情報テンプレート（Googleスプレッドシート版）
>>訪問介護の空き情報テンプレート（Excel版・xlsx）
Service
【先着3施設限定・30%OFF】
介護専門のホームページ制作サービス
かいごのヒカリは、介護業界で300名以上の転職面談を担当してきた元・キャリアアドバイザーが在籍。ご家族が入居前に不安に感じるポイントも、求職者が応募前に知りたい情報も熟知したうえで、集客と採用の両方に効くサイトを設計します。
重要事項説明書の公開や処遇改善加算の見える化といった行政対応も織り込み済み。制作期間中は何度でも無料でご相談いただけます。
今だけ先着3施設限定でモニター特別価格30%OFFを実施中ですので、ぜひお気軽にご相談ください！
訪問介護の空き情報テンプレートの無料ダウンロード
テンプレートの形式は2つあります。
| 形式 | 向いている人 |
|---|---|
| Googleスプレッドシート版 | Googleアカウントを持っていて、複数人で更新したい事業所 |
| Excel版 | 事務所のパソコンにExcelが入っていて、1人で管理している事業所 |
中身はどちらも同じです。Googleスプレッドシート版はリンクを開くとコピーが作られるので、元のファイルを壊す心配がありません。
カラー版は画面とメールで見やすい
対応できる時間は緑の○、相談してほしい時間は黄色の△、対応できない時間はグレーの×になります。色は自分で塗る必要はなく、記号を選んだ時点で自動で変わります。
パソコンの画面で見せるときや、PDFにしてメールに添付するときは、こちらのカラー版が向いています。色がついているのは○と△だけなので、空いている時間が浮かび上がって見えます。
下の見本は、実際に1週間ぶんを埋めた状態です。朝と夕方が埋まり、昼過ぎに空きが出て、夜間は対応していません。訪問介護でよくある埋まり方にしてあります。
ぺんすけ白紙の状態から埋めるより、見本を上書きするほうが早く終わります。
白黒版はFAXでつぶれない
ここが他のテンプレートと違うところです。
介護の現場では、いまもFAXが主な連絡手段として残っています。そしてカラーで作った表をそのままFAXで送ると、○と△と×の背景が全部おなじグレーになって見分けがつかなくなります。
色の違いだけで意味を持たせた表は、白黒になった瞬間に情報が消えてしまうのです。
配布しているテンプレートは、色の違いだけでなく濃さにも差をつけてあります。○がいちばん薄く、△が中間、×がいちばん濃い。だから白黒になっても、三段階の濃さとして空き状況が残ります。
空き情報テンプレートが役に立つ場面
空き情報の表は、作って終わりではありません。誰にどのタイミングで渡すかまで決めて、はじめて仕事につながります。
訪問介護の場合、渡す相手はほぼ居宅介護支援事業所のケアマネジャーです。使う場面は大きく3つに分かれます。
居宅への営業は毎週の定期便になる
いちばん多い使い方が、担当エリアの居宅介護支援事業所への定期送付です。
ケアマネジャーは、利用者から相談を受けたその場で事業所を探します。そのときに手元にあるのは、直近で届いた紙です。
毎週届いている事業所と、半年前に一度だけ挨拶に来た事業所では、思い出される確率がまったく違います。
1枚の表を毎週送るだけなので、訪問して名刺を渡す営業よりも続けやすいのが利点です。更新するのは日付と、埋まったマスの記号だけで済みます。
開設直後はエリアの告知に使える
新しく事業所を開いたときや、対応エリアを広げたときにも使えます。
開設の挨拶状だけでは、その事業所が何曜日の何時に動けるのかが伝わりません。空き情報の表を一緒に渡すと、ケアマネジャーは自分の担当利用者に当てはめて考えられます。
対応エリアの欄には、市区町村名だけでなく地区名まで書いてください。隣の市の一部だけ対応できる場合、それが書いていないと候補から外されます。
ぺんすけ開設直後はほとんどのマスが○になります。空きが多いこと自体が強みなので、隠さずそのまま出しましょう。
急な空きは電話の後追いに使える
利用者の入院や施設入所で、急に枠が空くことがあります。
このときは電話で連絡したあと、追いかけて表を送ります。電話だけだと、相手の記憶に残る時間が短いためです。紙が手元に残っていれば、その週のうちに相談が来る可能性が上がります。
急ぎの場合は全部のマスを埋め直す必要はありません。空いた時間だけを×から○に変えて、更新日を書き換えれば十分です。
ぺんすけ入院や施設入所はいつ起きるか読めません。空きが出たその日のうちに送るのが理想です。
空き情報テンプレートの書き方
書き方は3つの手順だけです。はじめて開いた人でも、5分あれば1枚が完成します。
- いちばん上の4つの欄を書きます。事業所名、対応エリア、電話番号とFAX番号、更新日です
- 表のマスをクリックします。右に小さな▼が出るので、○と△と×から選びます
- ファイルのメニューからダウンロードを選び、PDFで保存します。用紙サイズはA4を選んでください
ぺんすけ迷ったマスは△にしておきましょう。相談の余地を残せます。
2回目からは、更新日と、変わったマスだけを直せば終わります。ここが毎回ゼロから作り直す方法との差です。
時間帯を増やしたいときは、行番号を右クリックして1行下に挿入を選びます。曜日を減らしたいときは、列の記号を右クリックして列を削除を選びます。
>>訪問介護の空き情報テンプレート（Googleスプレッドシート版）
>>訪問介護の空き情報テンプレート（Excel版・xlsx）
ケアマネジャーへ届けるときのコツ
テンプレートを配っている記事はほかにもありますが、届け方まで書いているものはあまりありません。簡単に言うと、同じ表でも送り方しだいで反応がまったく変わります。
ここでは、続けている事業所がやっている3つのことを挙げます。
送る曜日を固定する
毎週おなじ曜日に届くようにしてください。
不定期に送ると、届いたこと自体が印象に残りません。月曜の朝に必ず届く事業所は、ケアマネジャーの側に月曜に来るところという認識ができます。これは相手の記憶の中に定位置を作る作業です。
曜日は月曜か金曜が向いています。月曜は週の予定を組むタイミング、金曜は翌週の調整をするタイミングだからです。
ぺんすけまず3か月続けてみてください。反応が出はじめるのはそのあたりからです。
空きがない週も送る
満床で空きがない週こそ送ってください。
空きがない週に送るのをやめてしまうと、次に空いたときに思い出してもらえません。送るのをやめた期間は、相手にとっては存在しなかった期間と同じです。
全部のマスが×の表でも構いません。むしろ、埋まっている事業所だという情報そのものが信頼になります。備考の欄に、いつ頃から空きが出そうかを一行書き添えておくと、次の相談につながります。
全部が×の表を送り続けた事業所が、3か月後に1枠だけ空いたときに、その日のうちに2件の相談を受けたという話があります。毎週届いていたからこそ、空いた瞬間に候補として浮かんだわけです。
送付状は一行にとどめる
FAXの送付状に、時候の挨拶や長い自己紹介を書く必要はありません。
ケアマネジャーは1日に何枚もFAXを受け取ります。長い文章は読まれずに、そのまま次の紙へいきます。今週の空き状況です、の一行と、事業所名と連絡先があれば十分です。
読ませたいのは送付状ではなく、表そのものです。文章を減らすほど、表に目が行きます。
訪問時に手渡しするときは、営業チラシと一緒に渡すと事業所の全体像が伝わります。チラシの作り方は訪問介護の営業チラシを作るコツで解説しています。
当テンプレに関するよくある質問
介護のホームページ制作はTeraceにお任せ！
当メディアを運営する私達は、介護専門のホームページ制作サービス「かいごのヒカリ」を運営しています。
ディレクター、デザイナー、フロントエンジニアの合計3名で、各分野のプロが協力してホームページを制作しています！
- 介護業界で2年間採用に携わっていたスタッフが制作を担当
- インターネット公表の義務化に対応（重要事項説明書・運営規定など）
- サイト更新は丸投げしてもらってOK
- ホームページ制作期間中は何度でも無料相談できる
- 顔の出ているフリーランス3人が運営
現在の料金プランは、下記のとおりです。
2026年6月現在、先着3施設のみ制作費用を5万円割引で対応しています。
ホームページ制作を考えている方は、ぜひ介護特化のホームページ制作サービス「かいごのヒカリ」のサイトをご覧ください。
コメント