【無料ダウンロード可能】デイサービスの空き情報テンプレート

「今週は月曜と木曜が空いています」電話でそう伝えても、ケアマネジャー（介護支援専門員）の手元には何も残りません。

デイサービスの空きは、曜日と人数がセットで見えたときにはじめて候補に入ります。1枠だけ空いているのか、5枠空いているのかで、相手の動き方が変わるからです。

このページでは、曜日ごとの空き人数をそのまま出せるテンプレートを無料で配布します。記入例と、入浴や送迎まで含めた1枚の作り方を載せました。

>>デイサービスの空き情報テンプレート（Googleスプレッドシート版）

>>デイサービスの空き情報テンプレート（Excel版・xlsx）

デイサービスの空き情報テンプレートの無料ダウンロード

テンプレートは2つの形式で用意しました。

形式	向いている人
Googleスプレッドシート版	管理者と相談員など、複数人で更新したい事業所
Excel版	事務所のパソコンで、1人で管理している事業所

Googleスプレッドシート版はリンクを開くとコピーが作られるので、元のファイルは壊れません。訪問介護も併設しているなら、訪問介護の空き情報テンプレートも同じ形で配布しています。

カラー版は残りの枠が浮かび上がる

3人以上空いている枠は緑、1〜2人と要相談は黄色、0人と休みはグレーになります。色を塗る必要はなく、人数を選んだ時点で自動で変わります。

画面で見せるときや、PDFにしてメールに添付するときはカラー版が向いています。色がついているのは受け入れできる枠だけなので、空いている曜日に目が行きます。

見本は、1週間ぶんを埋めた状態です。月曜と水曜が満員で、木曜と土曜に枠が残り、日曜は休業という、よくある形にしてあります。

白黒版はFAXでも人数が読める

介護の現場では、いまもFAXが主な連絡手段として残っています。カラーで作った表をそのまま送ると、緑も黄色もグレーも、ほぼおなじ灰色になります。

ただしデイサービスの表は、マスの中に人数そのものが書いてあります。色が飛んでも数字は残るので、白黒になっても空き枠の多さが読み取れます。

そのうえで濃さにも段差をつけてあり、埋まっている曜日ほど濃く沈むようにしました。

空き情報に載せる4つの項目

デイサービスの空き情報は、人数だけを並べても相談にはつながりません。

ケアマネジャーが担当している利用者を当てはめるには、曜日、入浴、送迎、連絡先の4つが要ります。

配布しているテンプレートには、この4つを最初から欄として入れてあります。

曜日ごとの空き人数を入れる

デイサービスの相談は、週2回で月曜と木曜、のように曜日から始まります。だから表の軸は時間帯ではなく曜日にして、マスには残りの受け入れ人数を入れてください。

○や△だけでは、あと1人なのか5人なのかが伝わりません。人数まで出すと、相手は電話をかける前に候補を絞れます。

1日利用のほかに午前のみと午後のみの行もあるので、半日で受けている事業所もそのまま使えます。

火曜が2人、木曜が3人空いているとします。週2回で通いたい利用者を担当しているケアマネジャーは、表を見た時点で火木の組み合わせが取れると判断できます。人数が書いていなければ、同じ判断のために一度電話が要ります。

入浴の空きは分けて書く

利用の枠が空いていても、入浴の枠が埋まっていることがあります。ケアマネジャーが後から電話で確かめる項目の筆頭がここです。

テンプレートでは、入浴の空きを独立した1行にしました。利用は2人受けられるが入浴は1人まで、という状態がそのまま1枚に出せます。

自宅の浴槽では入れず、入浴のために通う利用者もいるため、ここが空いているかどうかは大きな情報です。

送迎できる地域まで書く

枠が空いていても、送迎に入れない地域の利用者は受けられません。空き人数より先に、送迎できる地域で候補から外れます。

欄には市区町村名だけでなく、地区名や学区まで書いてください。隣の市の一部だけ対応できる場合、それが書いていないと最初から候補に入りません。境目の地域は、要相談と添えておけば問い合わせの入口になります。

担当者の名前を載せる

テンプレートのいちばん下には、事業所名、電話番号、FAX番号、担当者名を大きく置いてあります。表を見たその手で電話をかけてもらうための並びです。

相談員の名前まで書いてあると、かけた側は誰を呼び出せばいいか迷いません。担当者名が入っているだけで、電話をかけるまでの心理的な壁が下がります。

不在の多い時間帯があるなら、つながりやすい時間も一行添えておきましょう。

空き情報テンプレートの書き方

手順は3つだけです。はじめて開いた人でも、5分あれば1枚が完成します。

1. いちばん上の欄を書きます。営業時間、更新日、送迎エリア、定員の順に並んでいます
2. 表のマスをクリックします。右に小さな▼が出るので、人数を選びます
3. ファイルのメニューからダウンロードを選び、PDFで保存します。用紙サイズはA4です

2回目からは、更新日と、変わったマスだけを直せば終わります。半日利用をしていない事業所は、午前のみと午後のみの行を消して構いません。行番号を右クリックして、行を削除を選ぶだけです。

>>デイサービスの空き情報テンプレート（Googleスプレッドシート版）

>>デイサービスの空き情報テンプレート（Excel版・xlsx）

空き情報が相談につながる送り方

同じ1枚でも、届くタイミングによって反応は変わります。

デイサービスの相談は、週明けの調整、体験の打診、急な欠員の穴埋め、という順で動きます。その動きに合わせて送るだけで、表が読まれる確率は上がります。

週明けに届くように送る

ケアマネジャーは、月曜から週の予定を組み直します。その机の上に載っているのが、先週末に届いた1枚であるようにしてください。

金曜の夕方に送れば、月曜の朝にはFAXの受け皿にたまっています。水曜に届いた紙は、月曜には別の書類の下に埋もれています。

デイサービスの営業そのものの進め方は、デイサービスのケアマネ営業のコツ5選にまとめました。

体験利用の受け入れ日を添える

デイサービスは、いきなり利用が始まるより、体験を挟んでから決まることが多いサービスです。空き人数の下に、体験を受けられる曜日を書いておいてください。

テンプレートの対応できることの欄には、体験・見学の項目を用意しています。本利用の枠が埋まっていても、体験だけなら受けられる週もあります。その一行があるだけで、満員の週にも問い合わせが残ります。

体験の受け入れを空き情報に書き添えた事業所では、本利用の枠が満員の週にも見学の依頼が入ります。空き枠を待つあいだに施設を見てもらえるので、次に枠が空いたときの1件目になりやすくなります。

空きが出た日のうちに送り直す

入院や施設入所で、枠が急に空くことがあります。このときは電話で連絡したあと、同じ日のうちに表を送り直してください。

空いた曜日の人数と更新日だけを書き換えれば、1分で送り直せます。翌週まで待つと、その枠は空いたまま1週間が過ぎます。

デイサービスの空き情報に関するよくある質問

定員の人数も一緒に書いたほうがよいですか？

定員は上の欄に一度書けば十分です。ケアマネジャーが見たいのは残りの枠なので、曜日ごとのマスには空き人数だけを入れてください。

地域包括支援センターにも送ってよいですか？

送って構いません。要支援の方や総合事業の相談は地域包括支援センターが入口になるため、同じ1枚が届いていると候補に入りやすくなります。

半日利用をしていない場合、行は消してよいですか？

消して構いません。午前のみと午後のみの行を削除しても、色分けと入力の仕組みは残りの行でそのまま動きます。

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